A segurança das informações em papel pode parecer algo distante, mas basta um documento esquecido sobre a mesa para um dado pessoal ou um segredo empresarial escapar do nosso controle. O descarte adequado de papéis confidenciais é mais do que uma recomendação, é parte de um compromisso estratégico das empresas — inclusive no cenário brasileiro, com legislações rigorosas como a LGPD.
Proteger informações é proteger o próprio negócio.
Nos próximos parágrafos, vamos passar por decisões, detalhes e dúvidas que envolvem a eliminação segura de registros físicos. São ações que evitam riscos à reputação, trazem tranquilidade para equipes e clientes, e ainda reforçam o papel das organizações como cuidadoras do meio ambiente quando buscam soluções sustentáveis, como faz o Grupo Leitão.
Por que a destruição adequada é necessária?
Muitos já ouviram relatos de crimes financeiros, fraudes ou vazamento de dados que começaram com um simples descuido. Informações pessoais, contratos, prontuários e relatórios gerenciais circulam diariamente. Quando esses papéis não recebem um fim seguro, abrem-se oportunidades para uso indevido dessas informações.
Não se trata apenas de evitar multas. A legislação — como a LGPD — determina que os dados só podem ser armazenados enquanto houver necessidade, exigindo a sua eliminação após o término do tratamento (exigências da LGPD). É um dever legal e de responsabilidade ética.
Além disso, a sensação de cumprir o dever pode ser um grande diferencial para empresas que querem crescer e consolidar relações de confiança.
A importância do preparo: política interna e tabela de temporalidade
Antes de pensar em triturar ou fragmentar qualquer arquivo, é preciso estruturar as regras internas da empresa. A elaboração de uma política clara, que defina quais documentos serão eliminados e após quanto tempo, garante padronização, evita erros e previne conflitos, principalmente em auditorias e fiscalizações. Elaborar uma política interna alinhada à legislação e ao perfil da organização é o primeiro cuidado. Invista tempo nisso.
Uma forma muito prática de dar vazão a essa política é a implementação de uma Tabela de Temporalidade Documental (TTD) por área ou setor. Ela determina prazos de retenção e especifica a documentação que já pode seguir para eliminação, conforme previsto em normas setoriais e trabalhistas (tabela de temporalidade documental).
- Organização: cada área sabe exatamente seus papéis e responsabilidades.
- Segurança jurídica: evita a eliminação acidental de documentos importantes.
- Eficiência: reduz o acúmulo desnecessário que ocupa espaço e dificulta auditorias.
Como garantir o armazenamento e transporte protegidos
Assim que documentos são identificados para eliminação, eles não devem ficar soltos pela empresa. Eles precisam ser mantidos em contentores técnicos resistentes, sempre fechados, especialmente se houver prazos para descarte final. Esses recipientes, que podem ser lacrados, impedem o acesso não autorizado ao seu conteúdo. Mais que uma medida de proteção, é sinal de respeito ao sigilo e ao ciclo da informação (uso de contentores técnicos especiais).
O transporte desses arquivos, do escritório até a central de destruição, também precisa ser acompanhado de medidas rigorosas. Veículos fechados, rastreados, e em rotas diretas, garantem que ninguém tenha acesso indevido aos conteúdos durante o trajeto.
O processo: métodos, certificação e normas
Existem diferentes formas de fragmentar documentos, desde máquinas de fragmentação simples a processos industriais de trituração, como os oferecidos pelo serviço de trituração segura do Grupo Leitão. O importante é que sejam métodos que eliminem qualquer possibilidade de reconstrução dos papéis originais.
As certificações e normas internacionais, como a DIN 66399, definem níveis de destruição esperados para diferentes tipos de informação. Uma empresa séria sempre fornece certificado de conformidade ao término do procedimento, que serve como comprovante legal e para auditorias (normas de segurança como DIN 66399).
- Corte em tiras finas: menos seguro, indicado para baixo risco.
- Corte em partículas pequenas: mais seguro, indicado para informações sensíveis.
- Desintegração total: recomendado em ambientes de altíssimo sigilo (como hospitais e setores financeiros).
Um papel irreconhecível é um segredo preservado.
Treinamento e conscientização das equipes
Os melhores procedimentos podem ser anulados por um único deslize humano, como jogar um contrato no lixo comum. Por isso, quem lida com papéis deve receber treinamentos regulares — mesmo que seja só para lembrar das regras e dos riscos.
O Grupo Leitão reforça a preparação dos funcionários, investindo em campanhas educativas e orientação contínua. Esses treinamentos mantêm todos alertas sobre protocolos e ajudam a evitar erros simples, mas de grandes consequências (treinamento contínuo dos funcionários).
Gestão dos resíduos: responsabilidade ambiental
Quando nos preocupamos tanto com a informação, não podemos ignorar o destino do material destruído. A destinação correta dos fragmentos de papel ou outros itens (como EPIs) precisa seguir princípios ambientais. Empresas como a Leitão Ambiental integram o ciclo de descarte à coleta de resíduos responsável, dando destinação sustentável para tudo aquilo que poderia virar problema (soluções em coleta de resíduos).
É uma cadeia do cuidado, onde a preocupação não termina na trituração: ela se estende ao reaproveitamento e à redução dos impactos ambientais.
Respeitando as leis e a imagem da empresa
Cuidar das etapas e seguir tudo corretamente vai muito além de boas práticas. Eliminar registros dentro do período exigido é previsto em lei, evita sanções e preserva a integridade da marca. Além disso, demonstra, para clientes e órgãos reguladores, que a empresa leva a sério a privacidade e a gestão responsável das informações (conformidade dos métodos com legislações).
Difícil ignorar o impacto positivo no ambiente de confiança. Ninguém quer ver seus dados em mãos erradas.
Resumo dos principais passos
- Elabore uma política interna para orientar todos sobre documentos que devem ser eliminados.
- Implemente uma tabela de temporalidade documental para definir prazos de guarda e descarte.
- Armazene em contentores seguros antes do transporte para eliminação.
- Realize o transporte com segurança e rastreamento.
- Escolha métodos de destruição adequados ao tipo de informação.
- Exija certificados de destruição, sempre que possível.
- Treine periodicamente quem lida com informações sensíveis.
- Dê destino final ambientalmente correto aos resíduos gerados.
Conclusão
O cuidado com documentos não termina quando eles deixam de ser úteis. A forma como são descartados fala muito sobre a responsabilidade de seu time e da empresa diante de clientes, parceiros e autoridades. Garantir práticas seguras vai além de evitar multas, é uma prática que protege pessoas e constrói credibilidade.
Destruir com segurança é proteger. É respeitar. É avançar com confiança.
O Grupo Leitão Ambiental pode ajudar sua empresa a transformar a gestão desses resíduos em um diferencial positivo. Acesse nossos serviços de trituração de documentos, a elaboração de PGRS e a destinação de EPIs. Solicite um orçamento conosco e veja como colocar a segurança da informação e a sustentabilidade no centro das decisões do seu negócio.
Perguntas frequentes sobre destruição segura de documentos
Como funciona a destruição segura de documentos?
A destruição segura começa com a identificação dos materiais que precisam ser eliminados. Depois, eles são armazenados em contentores protegidos, mantidos sob controle até serem levados a uma área de destruição, onde passam por processos como a trituração em partículas pequenas. Empresas confiáveis fornecem certificado ao final, comprovando que os papéis foram destruídos de maneira correta e segura.
Quais documentos devo destruir com segurança?
Todos que contenham dados pessoais, informações sigilosas de clientes, contratos, prontuários médicos, relatórios financeiros, folhas de pagamento e até comunicações internas podem exigir Eliminação protegida. A tabela de temporalidade documental ajuda a identificar o tempo exato de guarda para cada tipo de arquivo.
Onde encontrar serviços de destruição de documentos?
Empresas especializadas, como a Leitão Ambiental, oferecem soluções completas: coleta segura, transporte, trituração certificada e destinação ambientalmente correta dos resíduos. É interessante conhecer os serviços prestados, as certificações e buscar empresas que alinham segurança à sustentabilidade.
Quanto custa destruir documentos profissionalmente?
O valor pode variar conforme o volume do material, o tipo de documento, a frequência do serviço e o nível de segurança exigido. Para orçamentos e mais informações, o ideal é consultar diretamente empresas de referência, que podem avaliar as necessidades e oferecer planos personalizados.
Por que é importante destruir documentos corretamente?
Além de evitar vazamentos e fraudes, a destruição segura cumpre exigências legais, como a LGPD, previne sanções e demonstra respeito por clientes, colaboradores e parceiros. Esse cuidado também contribui com a responsabilidade ambiental quando há destinação adequada dos resíduos, reduzindo impactos e promovendo a sustentabilidade.
